OQUE É O eSOCIAL?

O slogan utilizado pelo governo para o eSocial diz que ele é “Uma nova era nas relações entre empregadores, empregados e governo”. Isto nos leva a vislumbrar a amplitude desta nova obrigação.
Oficialmente, o eSocial nasceu com o Decreto 8.373 de 2014, que o definiu como o instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, tendo por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo um ambiente nacional.
O projeto eSocial é uma ação conjunta dos seguintes órgãos e entidades do governo federal, Secretaria da Receita Federal do Brasil

Ele tem por princípios:

 

1. Viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;
2. Racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações;
3. Eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;
4. Aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias
5. Conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de pequeno porte.

Quais seus objetivos?

 

Mas por que o eSocial foi criado?
Os responsáveis respondem:
“O objetivo do projeto eSocial é ter um empregador prestando a informação uma vez a todos os entes. O empregador paga a conta do cenário atual e isso se reflete no Custo Brasil. Quem entrar no eSocial vai entender que o modelo atual é muito mais complicado que ele.”
José Alberto Maia, Coordenador do projeto eSocial no âmbito do Ministério do Trabalho e Emprego.
“O eSocial é uma ferramenta disposta para se cumprir o que está na legislação. Assim, o mapeamento dos eventos do eSocial é o que vai fazer você ter vantagens de processamento das informações exigidas”. “O eSocial foi necessário pela dificuldade de garantir os direitos do trabalhador, pela complexidade para o cumprimento das obrigações pelos empregadores e pela baixa qualidade das informações que o governo possui.”
Daniel Belmiro Fontes, Coordenador de Sistemas da Atividade Fiscal da Receita Federal do Brasil.
Sabemos que hoje várias informações são prestadas para diversos entes governamentais quando se trata de dados dos trabalhadores. E, além deste volume de informações, várias delas são enviadas mais de uma vez para entes diferentes
Um dos objetivos é racionalizar este envio. Sabemos que quando um colaborador possui divergências é preciso ir à Caixa Federal ou à Receita Federal, por exemplo, para regularizar sua situação perante o Fisco.

História do eSocial

Há seis anos, em março de 2012, o governo resolveu ampliar o SPED – Sistema Público de Escrituração Digital com informações previdenciárias e trabalhistas. Surgia então a ideia do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas; hoje, o eSocial.

Ele não nasceu já com este nome de batismo. Houve mudanças ao longo do tempo. Já foi chamado de EFD PREV, depois EFD Social, SPED de FOLHA e, por fim, eSocial.
O cronograma apresentado iniciava-se em 2010 para que a obrigação entrasse oficialmente no fim de 2012. Foram prometidos os leiautes, base teste, manuais etc.
Em outubro de 2013, um novo cronograma foi apresentado, sendo que a obrigatoriedade aconteceria de forma escalonada a partir de abril de 2014. Nesta época, a diferenciação era a forma de tributação do Lucro.
Em novembro de 2013, outro adiamento, agora para julho de 2014, quando houve outra alteração e assim se seguiu até 30 de agosto de 2016.

O que há de novo, o que muda?

Nenhuma legislação nova ou alteração das leis vigentes foram ou serão alteradas pelo eSocial. As leis que regem as relações de trabalho e emprego são provenientes primeiramente da Constituição Federal e, em segundo lugar, da CLT. Depois, temos as convenções coletivas, portarias, etc.

O que muda realmente é a forma com que as informações são entregues para a fiscalização e a maneira como o crédito trabalhista, previdenciário e fiscal são constituídos.
O eSocial será o instrumento de unificação da prestação de informações referentes à escrituração da Folha de Pagamento e Saúde e Segurança do trabalhador, padronizando sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição através de um ambiente nacional, substituindo obrigações acessórias atuais como SEFIP, CAGED, RAIS, DIRF, PPP, PCMSO, PPRA, CAT, GRRF, MANAD, entre outras.
A partir da entrada em vigor, as informações serão enviadas na forma de arquivos XML distribuídos em 45 eventos, conforme descrição do Manual e tabelas da versão 2.3 do eSocial (a última disponível).
Depois de algum tempo, as atuais obrigações deixarão de ser entregues e serão extintas. Prevê-se, por exemplo, que a SEFIP deixará de ser enviada depois de 6 meses do eSocial em operação.
É importante salientar que, informações que antes eram fiscalizadas apenas quando ocorria a visita física do Fiscal na empresa passarão a ser enviadas on-line, praticamente todos os meses ou quando ocorrerem. Por exemplo, os riscos e exames relacionados aos ambientes de trabalho onde os trabalhadores exercem suas atividades. Uma admissão deve ser entregue até o dia imediatamente anterior ao efetivo início da prestação de serviços pelo empregado.

Quem será afetado?

Todo o universo do trabalho será afetado. Não apenas aquele em regime CLT, mas também os autônomos, prestadores de serviço, servidores públicos e os empregados domésticos, por exemplo.
Empresas com apenas um funcionário ou com milhares deverão enviar as informações para o eSocial. Algumas facilidades de envio serão adotadas para as empresas com até 7 funcionários, mas as informações deverão ser enviadas mesmo assim.
Com isso, a relação de prestação de serviços e toda sua cadeia será afetada.

QUANDO ENTRA EM VIGOR ? QUAIS OS PRAZOS ?

Segundo o cronograma oficial, primeiro entrará em vigor eventos relacionados a Folha de Pagamento e, depois de 6 meses, os cinco eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador.
Também há uma divisão da obrigatoriedade para as empresas baseada no seu faturamento bruto, conforme segue abaixo:
I – em 1º de janeiro de 2018, para os empregadores e contribuintes com faturamento no ano de 2016 acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais) e
II – em 16 de julho de 2018, para as médias empresas, aquele apresentaram faturamento entre R$ 4,8 milhões e R$ 78 milhões em 2016.
III – em 10 de janeiro de 2019, para as pequenas empresas, ou seja, aquelas com faturamento abaixo de R$ 4,8 milhões em 2016, incluindo microempresas e MEI.
Parágrafo único. Fica dispensada a prestação das informações dos eventos relativos a saúde e segurança do trabalhador (SST) nos 6 (seis) primeiros meses depois das datas de início da obrigatoriedade de que trata o caput.
Eventos de SST com cronograma 6 meses após:
• S-1060 – Tabela Ambientes de Trabalho • S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho • S-2220 – Monitoramento da Sáude do Trabalhador • S-2240 – Condições Ambientais de Trabalho – Fatores de Risco • S-2241 – Periculosidade, Insalubridade e Aposentadoria Especial

Atenção: O evento S-2230 – Afastamento temporário tem sua obrigatoriedade estabelecida em conjunto com os eventos iniciais.
Nesse meio tempo, as empresas poderão testar o envio através de uma base teste.
Art. 3 Até 1º de julho de 2017, será disponibilizado aos empregadores e contribuintes ambiente de produção restrito com vistas ao aperfeiçoamento do sistema.

Como será seu funcionamento?

Como já dissemos aqui anteriormente, várias das obrigações relacionadas ao RH serão extintas: SEFIP, CAGED, RAIS, DIRF, etc. No lugar delas passa a existir apenas o eSocial.
Ele é composto por 45 eventos, ou arquivos, com diferentes informações sendo divididos em três grupos: eventos de iniciais e de tabela, eventos periódicos e eventos não periódicos.
Os eventos de tabela são aqueles que devem ser enviados antes do início da obrigatoriedade. Servirão de base para a recepção e cálculos dos demais.
Os eventos não periódicos são aqueles que devem ser enviados apenas quando ocorrerem, como, por exemplo, um afastamento de 5 dias, uma admissão etc.
E os eventos periódicos são aqueles que devem ser enviados mensalmente, caso da remuneração dos colaboradores.

Quais os impactos?

O percentual das áreas afetadas pelo eSocial varia bastante, mas apesar de divergente, uma coisa é certa: além do grande impacto no RH, várias outras áreas das empresas serão afetadas pela mudança como medicina e segurança do trabalho, fiscal, contábil, jurídico etc.

Por que se preparar com antecedência?

O eSocial será a base para a formação de créditos tributários, para fazer as guias de encargos que passam a ser feitas através de DARF. Sem o envio dos eventos (arquivos) do eSocial não será possível fazer o download dos DARF no site da CEF e da RFB. Ou seja, a empresa não conseguirá recolher seus encargos e ficará inadimplente, gerando multas. Além disso, haverá problemas com a CND – certidão de nada consta que a impedirá de participar de licitações, por exemplo.
Sabemos que nem todas as informações estão centralizadas. E nem sempre os departamentos que possuem tais informações obrigatórias para envio estão integrados, interligados entre si, ou possuem um fluxo de informações satisfatório.
Além disto, as mudanças nos processos internos que contemplem esta integração não nascem da noite para o dia.
Mesmo o cadastro dos colaboradores pode ter erros. Quando uma pessoa se casa e não altera seu nome em todos os entes governamentais, haverá problemas. Um colaborador pode ter mais de um número de PIS etc.
A chave primária para o eSocial será o conjunto do “CPF x NIS x Data de nascimento” que deve estar consistente no Cadastro Nacional de Informações Sociais – CNIS, e será validado no ato da transmissão dos eventos. Se houve qualquer inconsistência neste cadastro os eventos serão recusados imediatamente, não permitindo seu envio. Sem o envio, como já dissemos, não haverá condições para constituição de créditos tributários e emissão das guias.
Já está disponível no site do eSocial uma consulta (até mesmo em lote) para verificar a situação do CPF, PIS, nome etc. O retorno da consulta já mostra qual é a inconsistência e onde começar a procurar pela correção. Sabemos que este processo é demorado. Colaboradores precisam ser avisados e se programarem para ir nas agências da CEF, ou na Receita Federal etc.